Wnoszenie pism procesowych przez Portal Informacyjny sądów – co się zmieniło i co dopiero się zmieni?
Cyfryzacja postępowania sądowego – kolejny krok
Ustawą z dnia 5 sierpnia 2025 r. ustawodawca wprowadził istotne zmiany w zakresie komunikacji uczestników postępowań z sądami powszechnymi. Najbardziej odczuwalną nowością – z punktu widzenia pełnomocników zawodowych, ale także stron postępowań – jest rozszerzenie funkcjonalności Portalu Informacyjnego sądów, w tym możliwość wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną.
To kolejny etap procesu cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości, który – choć zapowiadany od lat – dopiero teraz zaczyna mieć realne znaczenie praktyczne.
Portal Informacyjny – już nie tylko do „podglądania” sprawy
Dotychczas Portal Informacyjny służył przede wszystkim do:
- sprawdzania terminów rozpraw,
- przeglądania treści orzeczeń i zarządzeń,
- odbierania doręczeń elektronicznych (w ograniczonym zakresie),
- śledzenia biegu sprawy.
Po zmianach wprowadzonych ustawą z 5 sierpnia 2025 r. Portal przestaje być wyłącznie narzędziem informacyjnym, a zaczyna pełnić funkcję realnego kanału komunikacji procesowej z sądem.
Wnoszenie pism procesowych przez Portal – na czym to polega?
Nowe przepisy umożliwiają składanie określonych pism procesowych bezpośrednio przez Portal Informacyjny, bez konieczności:
- drukowania dokumentów,
- podpisywania ich ręcznie,
- wysyłania pocztą lub składania w biurze podawczym.
Pismo wniesione przez Portal:
- jest traktowane jako skutecznie złożone w dacie jego wysłania,
- nie wymaga dodatkowego potwierdzania wersją papierową,
- funkcjonuje w aktach sprawy w postaci elektronicznej.
W praktyce oznacza to znaczne skrócenie czasu reakcji procesowej, co ma szczególne znaczenie przy krótkich terminach ustawowych.
Kogo dotyczą nowe rozwiązania?
Zmiany w pierwszej kolejności adresowane są do:
- adwokatów,
- radców prawnych,
- prokuratorów,
- organów i instytucji publicznych.
W dalszej perspektywie – zgodnie z zapowiedziami ustawodawcy – zakres korzystania z drogi elektronicznej ma być stopniowo rozszerzany również na inne podmioty, w tym strony działające bez profesjonalnego pełnomocnika.
Podpis elektroniczny i wymogi formalne
Warunkiem skutecznego wniesienia pisma przez Portal Informacyjny jest:
- uwierzytelnienie użytkownika (np. profil zaufany, e-dowód lub kwalifikowany podpis elektroniczny),
- zachowanie wszystkich wymogów formalnych pisma procesowego.
Warto podkreślić, że elektroniczna forma nie „uzdrawia” braków formalnych. Pismo sporządzone nieprawidłowo – nawet wysłane przez Portal – może zostać zwrócone albo pozostawione bez biegu.
Od kiedy nowe przepisy obowiązują – kluczowe terminy
Wejście w życie ustawy i vacatio legis
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. nie wprowadza wszystkich zmian jednocześnie. Ustawodawca zdecydował się na etapowe wdrażanie nowych rozwiązań.
Co do zasady:
- część przepisów weszła w życie z dniem 1 stycznia 2026 r.,
- pozostałe regulacje są uzależnione od gotowości technicznej sądów oraz systemów teleinformatycznych.
Oznacza to, że sama podstawa prawna już obowiązuje, ale faktyczna możliwość składania pism przez Portal może różnić się w zależności od sądu i rodzaju sprawy.
Od kiedy można wnosić pisma przez Portal Informacyjny?
W praktyce należy rozróżnić trzy sytuacje:
1. Możliwość składania pism elektronicznie
Od 1 stycznia 2026 r. sądy mogą przyjmować pisma procesowe składane przez Portal Informacyjny, o ile dana jednostka wdrożyła już odpowiednie funkcjonalności.
Przepisy tworzą więc ramy prawne, ale nie każdy sąd w tym samym momencie korzysta z tych narzędzi w pełnym zakresie.
2. Brak powszechnego obowiązku (na razie)
Na obecnym etapie nie wprowadzono generalnego obowiązku składania pism procesowych wyłącznie drogą elektroniczną we wszystkich sprawach.
Co do zasady:
- nadal dopuszczalne jest składanie pism w formie papierowej,
- droga elektroniczna stanowi alternatywę, a nie jedyny kanał komunikacji (z zastrzeżeniem przyszłych zmian).
3. Planowane dalsze rozszerzenie elektronizacji
Z uzasadnienia ustawy oraz projektowanych kolejnych nowelizacji wynika, że ustawodawca zmierza do:
- stopniowego wprowadzenia obowiązku korzystania z drogi elektronicznej przez pełnomocników zawodowych,
- dalszego ograniczania papierowego obiegu dokumentów,
- prowadzenia akt sprawy w postaci cyfrowej.
Część tych zmian nie ma jeszcze sztywnych dat granicznych i będzie wprowadzana kolejnymi etapami.
Terminy procesowe a Portal Informacyjny – na co szczególnie uważać?
Cyfryzacja postępowania istotnie wpływa na bieg terminów procesowych:
- data wysłania pisma przez Portal jest co do zasady datą jego skutecznego wniesienia do sądu,
- doręczenia elektroniczne mogą uruchamiać bieg terminów, nawet jeżeli adresat faktycznie nie zapoznał się z pismem w dniu jego udostępnienia,
- brak regularnego sprawdzania Portalu może prowadzić do nieodwracalnych skutków procesowych, w tym utraty prawa do wniesienia środka zaskarżenia.
To jedna z najważniejszych zmian praktycznych, jakie niesie ze sobą elektronizacja postępowań.
Podsumowanie
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. to jedna z istotniejszych nowelizacji proceduralnych ostatnich lat. Wnoszenie pism procesowych przez Portal Informacyjny przestaje być rozwiązaniem przyszłościowym – staje się codzienną praktyką.
Choć pełne przejście na elektroniczny model komunikacji z sądem jest procesem rozłożonym w czasie, jedno pozostaje niezmienne:
w postępowaniu sądowym nadal decydują forma i terminy – niezależnie od tego, czy pismo składane jest na papierze, czy jednym kliknięciem.