Nowości - ciekawostki, Poradnik

Nowa procedura cywilna — elektronizacja postępowania przyspiesza

Postępowanie cywilne stopniowo przechodzi w kierunku cyfryzacji. Jedną z najważniejszych zmian ostatnich miesięcy jest ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw, opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2025 r. pod poz. 1172. Ustawa ta wprowadziła m.in. nowe zasady korzystania z Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych, zmiany w doręczeniach, pełnomocnictwach, mediacji oraz wzajemnym doręczaniu pism między profesjonalnymi pełnomocnikami.

Najbardziej praktyczna zmiana polega na tym, że Portal Informacyjny przestaje być wyłącznie miejscem, w którym pełnomocnik sprawdza stan sprawy, przegląda pisma sądowe i odbiera doręczenia. Od 1 marca 2026 r. uruchomiono elektroniczne „Biuro Podawcze”, pozwalające na składanie wybranych pism procesowych bezpośrednio przez Portal. Ministerstwo Sprawiedliwości określiło to jako przejście od modelu informacyjnego do procesowego.

Czy każde pismo można już złożyć przez Portal Informacyjny?

Nie. To bardzo ważne. Nowelizacja nie oznacza jeszcze pełnego elektronicznego postępowania cywilnego. Portal Informacyjny nie zastępuje całkowicie poczty, biura podawczego ani innych systemów teleinformatycznych, takich jak elektroniczne postępowanie upominawcze czy systemy rejestrowe.

Za pośrednictwem Portalu można wnosić tylko określone kategorie pism. Katalog obejmuje m.in. zgłoszenie się pełnomocnika do udziału w sprawie, zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa, zawiadomienia o zmianie adresu, oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację, wniosek o posiedzenie zdalne, apelację, zażalenie, skargę na orzeczenie referendarza sądowego, wniosek o doręczenie orzeczenia z uzasadnieniem, niektóre wnioski klauzulowe oraz wniosek o wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia.

Co istotne, w tym katalogu nie ma pozwu ani odpowiedzi na pozew. W zwykłych sprawach cywilnych te pisma nadal co do zasady wnosi się tradycyjnie, chyba że dana sprawa podlega odrębnemu systemowi teleinformatycznemu.

Od kiedy wnoszenie pism przez Portal jest obowiązkowe?

Od 1 marca 2026 r. do 1 marca 2027 r. trwa okres przejściowy. W tym czasie profesjonalni pełnomocnicy mogą korzystać z Portalu Informacyjnego do składania wskazanych pism, ale zasadniczo nie jest to jeszcze obowiązek. Od 1 marca 2027 r. wnoszenie wymienionych pism przez Portal Informacyjny ma stać się dla profesjonalnych pełnomocników obowiązkowe. Złożenie pisma tradycyjnie, mimo obowiązku użycia Portalu, będzie mogło oznaczać, że pismo nie wywoła skutków prawnych.

Wyjątkiem są niektóre pisma dotyczące zatwierdzenia ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację. W tym zakresie obowiązek korzystania z Portalu może działać już od 1 marca 2026 r.

Kto może składać pisma przez Portal Informacyjny?

Zmiany są adresowane przede wszystkim do profesjonalnych uczestników postępowania: adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, Prokuratorii Generalnej RP oraz prokuratorów. To właśnie ta grupa ma w praktyce korzystać z elektronicznego Biura Podawczego w zakresie przewidzianym przez przepisy.

Od 1 czerwca 2026 r. osoby fizyczne i przedsiębiorcy mają uzyskać możliwość złożenia oświadczenia o wyborze doręczeń elektronicznych przez Portal. Będzie to jednak rozwiązanie dobrowolne — osoba, która nie wybierze tej formy, nadal będzie korzystać z doręczeń tradycyjnych.

Podpis elektroniczny i pełnomocnictwo w formie elektronicznej

Pismo procesowe składane przez Portal musi być opatrzone jednym z akceptowanych podpisów elektronicznych: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Brak prawidłowego podpisu może być traktowany jako brak formalny pisma.

Nowelizacja porządkuje także kwestię pełnomocnictwa procesowego w postaci elektronicznej. Pełnomocnictwo może zostać udzielone w formie elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. W piśmie składanym przez zawodowego pełnomocnika trzeba będzie także wskazać numer wpisu pełnomocnika na właściwą listę.

Załączniki do pism składanych przez Portal

Do pisma wnoszonego przez Portal można dołączać załączniki w postaci elektronicznej. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 21 lutego 2026 r., opublikowane jako Dz.U. 2026 poz. 222, określa tryb i sposób wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem Portalu Informacyjnego w postępowaniu cywilnym.

Jeżeli załącznik z uwagi na swoje właściwości nie może zostać skutecznie wniesiony przez Portal, należy go złożyć z pominięciem Portalu w terminie 3 dni od wniesienia pisma, uprawdopodobniając przyczynę braku możliwości złożenia go elektronicznie. W przeciwnym razie sąd może taki załącznik pominąć. W praktyce może to dotyczyć np. dokumentów zbyt dużych, dokumentów w niedopuszczalnym formacie, materiałów fizycznych albo dokumentacji, której nie da się sensownie zeskanować.

Co w razie awarii Portalu?

Ustawodawca przewidział sytuację, w której w ostatnim dniu terminu Portal Informacyjny nie działa z przyczyn leżących po stronie sądu. W takim przypadku pismo należy wnieść najpóźniej następnego dnia po przywróceniu dostępności Portalu, o ile nie jest to sobota ani dzień wolny od pracy. Trzeba jednak uprawdopodobnić okoliczności awarii. Jeżeli strona lub pełnomocnik tego nie zrobi, pismo może zostać zwrócone, a środek zaskarżenia — odrzucony.

Doręczenia przez Portal Informacyjny

Nowelizacja doprecyzowała również skutek doręczenia za pośrednictwem Portalu. Jeżeli doręczeniu towarzyszy elektroniczne potwierdzenie, pismo uważa się za doręczone w chwili wskazanej w tym dokumencie. Jeżeli takiego potwierdzenia nie ma, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od umieszczenia pisma w Portalu.

Dla pełnomocników oznacza to konieczność regularnego monitorowania Portalu. W praktyce doręczenie portalowe może uruchamiać bieg terminu do złożenia wniosku o uzasadnienie, apelacji, zażalenia lub innej czynności procesowej.

Doręczenia wzajemne między profesjonalnymi pełnomocnikami

Zmiany objęły również art. 132 k.p.c., czyli zasady bezpośredniego doręczania pism między profesjonalnymi pełnomocnikami. Nadal obowiązuje zasada, że adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i Prokuratoria Generalna RP doręczają sobie wzajemnie odpisy pism procesowych w toku sprawy. Nowelizacja umożliwia jednak wykonanie tego obowiązku również za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.

Jest to istotne praktycznie, ponieważ Portal ma generować dokument potwierdzający przekazanie pisma drugiej stronie. Sąd, w razie wątpliwości, będzie mógł żądać dowodu przekazania pisma. Jeżeli taki dowód nie zostanie przedstawiony, pismo może zostać zwrócone.

Mediacja i ugody — kolejne zmiany w procedurze

Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. wzmacnia także rolę mediacji. W sprawach gospodarczych dotyczących umów o roboty budowlane oraz umów ściśle związanych z procesem budowlanym sąd ma kierować strony do mediacji przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszą rozprawą. Odmowa udziału w mediacji bez uzasadnionej przyczyny może mieć konsekwencje kosztowe.

Zmieniły się również zasady zatwierdzania ugody zawartej przed mediatorem. Co do zasady właściwy ma być sąd rejonowy miejsca zawarcia ugody, chyba że strony w ugodzie wskażą inny sąd rejonowy. Wniosek o zatwierdzenie ugody może być powiązany z obowiązkiem korzystania z Portalu Informacyjnego w zakresie przewidzianym przez przepisy.

Czy to już pełna cyfryzacja postępowania cywilnego?

Nie. Zmiany są istotne, ale nadal częściowe. Portal Informacyjny staje się narzędziem procesowym, lecz nie obejmuje wszystkich pism i wszystkich spraw. W dalszym ciągu wiele czynności będzie wykonywanych tradycyjnie. W szczególności pozwy inicjujące postępowanie, odpowiedzi na pozew oraz znaczna część pism pierwszoinstancyjnych w zwykłych sprawach cywilnych pozostają poza podstawowym katalogiem pism składanych przez Portal.

Można więc powiedzieć, że mamy do czynienia nie z rewolucją jednorazową, ale z etapową przebudową procedury cywilnej. Najpierw Portal służył głównie do przeglądania informacji o sprawie i odbioru doręczeń. Od 2026 r. zaczyna pełnić funkcję elektronicznego biura podawczego. Od 2027 r. w określonym zakresie ma stać się narzędziem obowiązkowym dla profesjonalnych pełnomocników.

Projektowane zmiany w KPC — co może zmienić się dalej?

Równolegle prowadzone są dalsze prace nad zmianami w Kodeksie postępowania cywilnego. Najszerszy projekt, oznaczony w wykazie prac Rady Ministrów jako UD261, ma usuwać rozwiązania uznane przez projektodawcę za wadliwe lub niespełniające celu po nowelizacjach z 2019 r. i 2023 r. Projekt obejmuje m.in. przepisy o posiedzeniach niejawnych, ugodzie na posiedzeniu zdalnym, zarzucie potrącenia, organizacji postępowania, terminach sporządzania uzasadnień, środkach zaskarżenia, postępowaniach odrębnych, zabezpieczeniu i egzekucji.

Szczególnie istotne mogą być zmiany dotyczące środków zaskarżenia. Projekt zakłada m.in. powrót do modelu, w którym czynności związane z nadaniem biegu środkowi odwoławczemu, jego wstępną kontrolą i doręczeniem drugiej stronie wykonywałby sąd, a nie sąd drugiej instancji. Celem ma być odciążenie sądów odwoławczych i uporządkowanie postępowania międzyinstancyjnego.

Projekt UD261 przewiduje również uchylenie odrębnego postępowania w sprawach z udziałem konsumentów, zmiany w postępowaniu gospodarczym, szersze rozpoznawanie spraw uproszczonych na posiedzeniu niejawnym, zmiany w zabezpieczeniu roszczeń własności intelektualnej oraz modyfikacje w postępowaniu egzekucyjnym, w tym dotyczące badania przedawnienia na etapie klauzulowym i egzekucyjnym.

Osobny projekt, oznaczony jako UD383, dotyczy m.in. właściwości miejscowej w sprawach związanych z sankcją kredytu darmowego i roszczeniami z umów ubezpieczenia, w tym tzw. polisolokat. Projekt zakłada przeciwdziałanie koncentracji tego typu spraw w sądach wielkomiejskich i rozproszenie ich wpływu według kryteriów bliższych miejscu zamieszkania konsumenta. W wykazie prac wskazano planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów na II kwartał 2026 r.

Co to oznacza dla stron postępowania?

Dla stron reprezentowanych przez adwokata albo radcę prawnego zmiany powinny oznaczać szybsze składanie niektórych pism, sprawniejsze doręczenia i mniejsze ryzyko opóźnień wynikających z tradycyjnego obiegu korespondencji. Jednocześnie rośnie znaczenie prawidłowej obsługi technicznej sprawy: podpisów elektronicznych, formatu załączników, kontroli doręczeń i terminów.

Dla osób działających bez profesjonalnego pełnomocnika zmiany będą odczuwalne przede wszystkim w zakresie możliwości wyboru doręczeń elektronicznych przez Portal od 1 czerwca 2026 r. Nie będzie to jednak obowiązek. Osoby, które nie zdecydują się na taką formę komunikacji, nadal będą korzystać z doręczeń tradycyjnych.

Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu postępowania cywilnego z 5 sierpnia 2025 r. jest jednym z najważniejszych etapów cyfryzacji postępowania cywilnego. Od 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny Sądów Powszechnych pozwala na składanie wybranych pism procesowych elektronicznie, a od 1 marca 2027 r. w określonym zakresie ma stać się obowiązkowym kanałem dla profesjonalnych pełnomocników.

Nie oznacza to jednak końca tradycyjnego postępowania cywilnego. Zmiany są etapowe, ograniczone do wskazanych kategorii pism i wymagają ostrożności. Błąd w wyborze formy złożenia pisma, brak podpisu elektronicznego, niedochowanie terminu na złożenie załącznika lub przeoczenie doręczenia w Portalu może mieć realne skutki procesowe.

Nowa procedura cywilna wprowadza istotne zmiany dotyczące wnoszenia pism procesowych przez Portal Informacyjny, co ma na celu usprawnienie i uproszczenie postępowań. Wprowadzenie elektronicznego składania dokumentów wymaga jednak od użytkowników znajomości nowych zasad oraz ostrożności przy wyborze formy wnoszenia pism. Obowiązkowe korzystanie z Portalu przez profesjonalnych pełnomocników od 2027 roku oznacza, że należy zainwestować czas w zrozumienie procedur i wymogów, aby uniknąć potencjalnych błędów. Właściwe zrozumienie i zastosowanie tych zmian są kluczowe dla efektywności procesu cywilnego.